Einsatzplanung für Personal | InfoSoft Systems AG

Die Lösung für die Personaleinsatzplanung und Disposition im ÖPNV

Dieses Modul bildet das Kernstück von INFOSOFT, der umfassenden Standard-Softwarelösung im Bereich Personaleinsatzplanung, Diensteinteilung mit AZG, Disposition und Zeiterfassung. Damit verwalten Sie das Zeit- und Arbeitsmanagement Ihres Personals im Handumdrehen. In Kombination mit der Website und WebApp entsteht eine multifunktionale Mitarbeiterplattform für sämtliche Arbeitsabläufe. Clevere Assistenten stehen für die qualitativ einwandfreie Personal-Einsatzplanung und kurzfristige Disposition bereit. INFOSOFT Disposition unterstützt Sie jederzeit bei dieser anspruchsvollen und zeitintensiven Arbeit! Dank der Vielzahl an Optionen ist die Software jederzeit individuell ausbaufähig.

Bildergalerie Disposition

INFOSOFT – Der modulare Baukasten

Grafische Disposition

Tagesaktuelle Dienstschichten sind grafisch aufbereitet mit allen notwendigen Informationen. Per Drag-n-Drop können Dienste ganz einfach mit der Maus verschoben werden.

Abmeldungskontrolle

Diese Option stellt sicher, dass der letzte Dienst eines Tages abgemeldet wird. Fehlt die Dienstabmeldung, wird ein Alarm (SMS, Telefon etc.) gemäss Vorgabe ausgelöst.

Anmeldungskontrolle

Für viele Unternehmen, beispielsweise Unternehmen im öffentlichen Verkehr, stellt es ein grosses Problem dar, wenn eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter verspätet oder gar nicht zur Arbeit erscheint. Die elektronische Anmeldungskontrolle überwacht die Dienstantritte der Mitarbeitenden und löst Alarm aus, wenn sich jemand nicht anmeldet. Auf einem Touchpanel im Betriebsdepot bestätigt das Fahrpersonal den Dienstantritt. Dies spart Geld, Zeit und Nerven. Der Alarm ist mehrstufig einstellbar und kann über verschiedene Medien, wie beispielsweise SMS oder Weckruf, erfolgen. Neu ist die Anmeldung mit dem Führerausweis und dem Swissreader möglich.

Sie haben bereits eine Diensteinteilung eines Drittanbieters? INFOSOFT Anmeldung ist die autonome Anmeldungskontrolle.

Antrag

Für Disponentinnen und Disponenten bedeutet es einen enormen Zeitaufwand, wenn Mitarbeitende Wünsche für die Diensteinteilung/Arbeitseinteilung haben. Mit der Option Antrag erledigen Sie das im Nu. Ihr Personal kann online einen Antrag, zum Beispiel für dienstfreie Zeit, Dienstabtausch oder Dienstbörse, stellen. Dieser Antrag wird vom System auf Machbarkeit geprüft. Erst wenn alles seine Richtigkeit hat, geht der Antrag zur Genehmigung an die Disposition. Dies geschieht ganz einfach und auf Knopfdruck. Die pure Entlastung für Ihr Büro.

ARV

Überprüft die Diensteinteilungen für Mitarbeitende, welche dem ARV unterstehen auf Gesetzeskonformität. Kann in Kombination mit AZG verwendet werden.

AZG/AZGV

Das Schweizerische Arbeitszeitgesetz und die dazugehörige Verordnung sind in dieser Option komplett integriert. Es werden alle Gesetzes- und Verordnungsartikel zu Arbeitszeiten, Dienstabschnitten und Dienstschichten, Ausgleichs- und Ruhetagen, Übergängen, Nachtarbeiten und Pausen geprüft. Das System zeigt Verstösse sofort an. Dank dieser Option steigern Sie Ihre Einteilungsqualität massiv. Dies führt zu mehr Zufriedenheit beim Personal und einer Absicherung gegenüber dem Gesetzgeber. Die Revision des AZG / AZGV auf den Fahrplanwechsel 2018/19 ist integriert.

EU-Recht (ÖPNV)

Überprüft die Diensteinteilungen auf Gesetzeskonformität und meldet Verstösse umgehend.

Verordnung (EG) Nr. 561/2006 des europäischen Parlaments und des Rates
Verordnung zur Durchführung des Fahrpersonalgesetzes (Fahrpersonalverordnung – FPersV) § 1 Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr

L-GAV

Der L-GAV wird für die gesamte Planung und Abrechnung unterstützt.

Betriebsstatistiken

Absenzen-, Unternehmens- und Mitarbeiterstatistiken uvm.

Betriebsstatistiken

INFOSOFT erstellt Ihnen aufgrund der eingegebenen Daten hilfreiche Auswertungen. Zu den Betriebsstatistiken zählen so wertvolle Berichte wie die Absenzen-, die Unternehmens- und die Mitarbeiterstatistik. Diese zeigen Ihnen sehr übersichtlich die Absenzen und Arbeitszeiten Ihres Personals auf. Die Dienststatistik zeigt Ihnen an, wer welche Dienste an welchen Wochentagen wie oft eingeteilt erhalten hat. Für das Management und Kader ist insbesondere der Absenzplan ein essentieller Punkt.

BodytempCheck

An- und Abmeldungskontrolle mit Messung der Körpertemperatur (Fiebermesser).

Einteilungs-Kommentare

Auf einzelnen Einteilungen können über Merkfelder Kommentare hinzugefügt werden.

Ferienpunktesystem (FPS)

Überlassen Sie die Eingabe der Ferien für das nächste Jahr Ihrem Personal. Sie bestimmen, wer, in welcher Reihenfolge und wann die Ferien online erfassen darf. Erstellen Sie die Rangliste aufgrund der im Vorjahr bezogenen Ferien, gewichten Sie die Kalenderwochen, bevorzugen Sie Personal mit schulpflichtigen Kindern, bestimmen Sie die maximalen Absenzen pro Kalenderwoche und legen Sie «Kurzwochen» fest. Das Resultat: Ihr Personal kann von zu Hause aus stressfrei und auf einfachste Art die Ferien eintragen. Die Disposition behält jederzeit die Kontrolle und kann notfalls eingreifen.

Garagierung

Assistent für das Parkplatzmanagement, wie Fahrzeugstandorte und Abfahrtsreihenfolge. Ihr Personal erhält direkt die entsprechenden Dienstanweisungen.

Kalendersynchronisation

Diese Option bietet die Möglichkeit, Einteilungen als Kalendereinträge in die persönliche Agenda (PC, Tablet oder Smartphone) zu synchronisieren. Die Synchronisation erfolgt in eine Richtung. Es werden neue oder geänderte Einteilungen für die für Sie freigegebenen Datumsbereiche zum Endgerät synchronisiert. Es kann gewählt werden, ob die Einteilungen als ganze Blöcke oder aufgeteilt auf Arbeitszeit-Blöcke ohne Pausen synchronisiert werden sollen. Die Synchronisation steht für die gängigen Plattformen iOS, Android und Outlook zur Verfügung.

Kontenstatistik
Sie möchten wissen, wofür Arbeitszeiten und Zulagen anfallen? Verteilen Sie die Dienstabschnitte und Zulagen auf entsprechende Konten. Dank dieser Verteilung können Sie periodische Kontenstatistiken auswerten, die Ihnen bei der Führung Ihres Unternehmens wertvolle Zahlen liefern.

Gruppenanmeldungen

Diese Option richtet sich insbesondere an öffentliche Verkehrsbetriebe.

Praxisbeispiel: Eine Schule meldet eine ganze Klasse für den Transport am Tag X von der Haltestelle A nach Haltestelle B an. Abfahrt um Y Uhr. Sie erfassen diese Anmeldung auf einfachste Weise, das System unterstützt Ihre Eingabe schon aufgrund der Linien und Haltestellen. Es wird umgehend die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter ermittelt, welche(r) dann den betroffenen Dienst ausführt, damit diese(r) per System benachrichtigt werden kann. Dank übersichtlichen Anzeigen können Sie entscheiden, ob Sie gegebenenfalls Entlastungsbusse oder Ähnliches aufbieten müssen. Mit individuellen Textbausteinen können automatisch Reservationsbestätigungen erstellt werden.

Nachrichten

Informieren Sie Ihr Personal im Handumdrehen über sämtliche relevanten Angelegenheiten. Senden Sie Mitteilungen per SMS, Flash-SMS und E-Mail oder stellen Sie Ihre Mitteilung in die persönliche Nachrichtenbox der Website / WebApp. Sie können mehrere Personen gleichzeitig benachrichtigen. Dateianhänge können ebenfalls hinzugefügt werden. Mitarbeitende haben ihre eigene Nachrichtenbox (Postfach). In der Nachrichtenbox quittieren die Mitarbeitenden, dass sie die Mitteilung gelesen haben. So behalten Sie den Überblick, wer beispielsweise den Anhang heruntergeladen hat und wer nicht. Zudem haben die Mitarbeitenden in der Website und WebApp direkt die Möglichkeit eine Mitteilung an die Betriebszentrale zu senden.

Pikett-Assistent

Assistenz System zur Vereinfachung der AZG-konformen Pikett Planung.

Einteilungs-Assistenten

Der Name ist Programm. Sie verfügen über verschiedene Assistenten, die Ihnen die tägliche Arbeit stark erleichtern und die Planungs- und Einteilungssicherheit massiv erhöhen. Beispielsweise können Sie ganze Einteilungsblöcke per Mausklick von einem Mitarbeitenden auf einen anderen übertragen. Dies kommt beispielsweise dann vor, wenn sich jemand für mehrere Tage, oder gar für lange Zeit, ungeplant von der Arbeit abmelden muss. Lassen Sie Ihre Einteilung prüfen, ob alle Personen eingeteilt sind und ob alle Dienste so oft vergeben sind, wie sie eingeteilt werden müssen. Der Assistent schlägt Ihnen gleich Personen vor, die fehlende Dienste übernehmen könnten. Sie müssen sich nur noch entscheiden.

Reisezulagen ab Wohnort

Welche Zulagen erhält das Fahrpersonal, wenn es einen Dienst an einem fremden Dienstort eingeteilt erhält? Die Option Reisezulagen ab Wohnort berechnet für die Schweizer öV-Anbieter die korrekten Zulagen gemäss den Anforderungen des Bundesamtes für Verkehr (BAV), resp. des AZG. Die Distanzen zwischen dem Wohnort der Mitarbeitenden und dem Dienstort werden automatisch gerechnet. Für die Berechnung von Distanz und Zeit wird Google Maps im Hintergrund verwendet. Damit kann genau ermittelt werden, ob Mitarbeitende Anspruch auf eine Zulage haben und in welcher Höhe diese ausfällt.

Bei einem persönlichen Umzug, einem Wechsel des Stamm-Dienstortes, oder bei einer Adressänderung eines Dienstortes werden die Reisezulagen mit einem Klick neu berechnet. Die Berechnung der Werte erfolgt Datumsgenau. Um die Höhe der Zulagen zu ermitteln sind Sie flexibel. So können Sie z.B. einen Umrechnungsfaktor von Kilometer auf Geld definieren, und/oder oder den Kilometerwert selber als Menge in Ihr Lohnprogramm exportieren.

Tipp: Erstellen Sie für reduziert arbeitendes Personal (Annahme 60% Pensum) einen eigenen Turnus. Sie können so viele Turnusse erstellen, wie Sie benötigen. Dadurch erstellt das System auf Knopfdruck Ihre Diensteinteilung, beispielsweise für einen ganzen Monat, oder ein ganzes Jahr vollautomatisch. Dabei ersetzt es Einteilungen durch geplante Absenzen (i.d.R. Ferien). Sie müssen sich nur noch um individuelle Anpassungen kümmern, zum Beispiel infolge Krankheit, etc.

Smart Planung

Für eine automatische Erstellung der Diensteinteilung unter Berücksichtigung der Präferenzen des Fahrdienstpersonals, alleinstehend oder in Kombination mit Ruhetagsturnus.

Stundenrapport

Sie wollen wissen und auswerten, wer wie viel Arbeitszeit wofür aufgebraucht hat? Das ist mit dieser Option einfach möglich. Die entsprechende Arbeitszeit kann zum Beispiel einem Projekt zugeordnet sein, welches Sie weiter verrechnen können. Ihr Büro- oder Werkstattpersonal erfasst die geleistete Arbeit auf die Konten, für welche es tätig war. Sehr einfach und zuverlässig. Die Kontenstatistik zeigt Ihnen anschliessend die kompletten Details an. In Kombination mit der WebApp ist diese Option ideal für Handwerker mit Kundenaufträgen.

Stundenrapport Visierung

Bilden Sie im Stundenrapport genau ihren Workflow ab, um Zeiteinträge von der entsprechenden Stelle visieren zu lassen.

Turnus

Arbeitet ein Teil Ihres Personals einigermassen regelmässig in einer bestimmten Dienstabfolge? Dieser Programmteil erstellt für Sie die fertige Diensteinteilung ab Plan, auch für ein ganzes Jahr. Sie kümmern sich nur noch um die Einteilungsänderungen. Die Option Turnus ist ein Powertool für praktisch alle Mitarbeitenden und entlastet Sie enorm. Eine solche Abfolge kann 1 bis unbeschränkt viele Wochen dauern. Die Turnuseinteilung kann für alle Mitarbeitenden, egal aus welcher Abteilung eingesetzt werden.

Wagenbuch

Intuitive Erfassung der Tankvorgänge und Tachostände per App und Einreichung an Zentrale.

Online Arbeitsrapport

Die Option Online Arbeitsrapport soll die fehleranfällige und aufwändige Kommunikation mit Papierzetteln wie z.B. Wagenrapport ersetzen. Mitarbeitende können auf der Website und mobil auf der WebApp einfach und schnell Abweichungen vom vorgesehenen Dienstplan erfassen. Dabei wird zwischen Umbuchung und Zusatzleistung unterschieden. Das Fahrpersonal erfasst die Anträge selber auf einfache und intuitive Art.

Die Einträge werden an vorgegebene Stellen, z.B. Teamleiter, zur Prüfung weitergeleitet. Diese sehen auf der Website jederzeit pendente Einträge von Zusatzleistungen und Umbuchungen. Mit einem Klick können diese genehmigt oder abgelehnt werden. Betrifft die Entscheidungsvollmacht eine andere Person? Dann können Sie die Anfrage einfach delegieren.

Die Option Online Arbeitsrapport ist für mobile Geräte (Smartphones und Tablets) optimiert und deshalb ideal für Mitarbeitende mit wechselndem Arbeitsplatz, beispielsweise für das Fahrpersonal. Ausnahme: Bewilligen und ablehnen von Anträgen werden am PC oder Tablet erledigt.

Option Wunscheinteilung

Mitarbeitende können z.B. an Absenztagen oder leeren Einteilungen markieren, ob sie hier arbeiten könnten oder eher nicht. Sie können auch direkt die Uhrzeiten eingeben wann sie verfügbar oder verhindert sind. Die Disposition wird dadurch weiter entlastet.

Option Zeiterfassung
INFOSOFT ermöglicht die Zeiterfassung Mobil und via Terminal und entspricht den Anforderungen einer zukunftsorientierten Zeitwirtschaft. Erfahren Sie mehr.

Zeitrapport

Der Mitarbeiter beantragt eine Anpassung der geplanten Arbeitszeit (Änderung, Verlängerung, Verkürzung, usw.) oder einen Sondereinsatz. Genehmigung und Verbuchung durch vorgesetzte Stelle.

Zulage bei Verkürzung der Ruheschicht

Prüft, ob ihre Ruheschichten 10 Stunden unterschreiten und addiert in diesem Fall 12 Minuten auf das Zeitkonto. Bei einer Pause zwischen 30 und 34 Minuten wird die bis 35 Minuten fehlende Zeit automatisch als Arbeitszeit angerechnet (Postautounternehmen).

Softwareschnittstellen

INFOSOFT unterstützt diverse Schnittstellen, die in den Optionen verfügbar sind:

Import EPON, VDV (IVU)
Gestalten Sie Ihren Fahrplan mit diesen, für die Fahrplanerstellung spezialisierten Softwarepaketen. Überlassen Sie die Diensteinteilung und Disposition unserem, dafür entwickelten und spezialisierten Kraftpaket INFOSOFT, indem Sie die Dienstdaten aus den genannten Produkten direkt in unsere Software importieren. Damit entfällt das Eintippen der Dienste.

Import LIO

Importieren Sie entsprechende Daten aus dem Leitstellensystem.

Export LIO

Exportieren Sie entsprechende Daten in das Leitstellensystem.

Export öV-Pad
Mit dieser Option exportieren Sie die aktuellen Einteilungsdaten an die Schnittstelle zu den portablen öV-Pad der Firma InnoTix AG. So bleibt Ihr Personal immer informiert.

Export Spesen ohne Dispo

Wenn Ihr nicht disponiertes Personal Spesen oder Zulagen erhält, können Sie diese per Export Ihrer Lohnbuchhaltung zum Import zur Verfügung stellen.

Exportvorlagen Spesen / Zulagen
Wenn Ihr Personal für die Arbeit Spesen/Zulagen, erhält, können Sie diese per Export Ihrer Lohnbuchhaltung zum Import zur Verfügung stellen. Es braucht kein Abtippen mehr. Solche Zulagen können beispielsweise Nacht-, Sonntags-, oder Essenszulagen sein. Ein weiterer Automatismus, der Ihre Arbeit erleichtert.